11. Documenti e moduli
namai prepara per te i documenti da consegnare ai clienti, già compilati con i dati dell'immobile.
Brochure e valutazione
Sono pagine web ben impaginate, pronte da stampare o salvare in PDF.
Dalla scheda di un immobile: Stampa → Brochure e scegli la lingua (Italiano, Inglese, Spagnolo). Per una valutazione: nella scheda della valutazione, pulsante Stampa (icona stampante) → Valutazione.
Nella pagina del documento puoi cambiare:
- Layout: Classico, Moderno, Minimale;
- Lingua;
e premere Stampa / salva PDF.
La brochure contiene foto, descrizione, caratteristiche, servizi in zona e i contatti dell'agente. L'indirizzo compare solo se hai attivato Mostra indirizzo.
Personalizzare i documenti
Solo amministratori, in Agenzia → Anagrafica:
- Layout predefinito di brochure e valutazione;
- Colore dei documenti (brochure, valutazione, cartello). Ripristina colore predefinito torna al colore del layout;
- Logo dell'agenzia.
Cartello da vetrina
Stampa → Cartello da vetrina produce il cartello VENDESI o AFFITTASI con le informazioni principali e la classe energetica.
- Clicca sul testo per modificarlo prima di stampare.
- Se il sito web è pubblicato, il cartello include un codice QR che porta alla pagina pubblica dell'immobile.
Condividere con un link
Condividi crea un link che funziona senza accedere e scade dopo un periodo limitato.
- Scegli Cosa condividere: Brochure, Valutazione o Report per il proprietario.
- Scegli Lingua e, per brochure e valutazione, il layout.
- Copia il link con Copia, oppure scrivi gli indirizzi in Invia per email a (fino a 10), aggiungi un Messaggio facoltativo e premi Invia email.
Sotto il link vedi «Valido fino al…». Chi riceve un link scaduto vede «Link non valido o scaduto»: crea un nuovo link.
Report per il proprietario
Mostra al proprietario come sta andando la vendita: giorni sul mercato, variazione del prezzo, confronto col mercato, numero di chiamate, visite e proposte, ricerche di clienti compatibili, appuntamenti, portali e scadenza del mandato. Non contiene nomi di acquirenti né provvigioni. Si stampa dalla pagina con Stampa / salva PDF.
Moduli FIMAA
Se l'agenzia è affiliata FIMAA (si imposta in Agenzia → Anagrafica, voce Affiliazione, oppure per una sede gestita da un'agenzia esterna) compaiono i moduli precompilati con i dati di immobile, proprietario, agente e agenzia:
| Modulo | Dove si stampa |
|---|---|
| Incarico di vendita | Scheda immobile → Stampa |
| Incarico di locazione | Scheda immobile → Stampa |
| Foglio visita | Riga di un'attività → Stampa |
| Proposta d'acquisto condizionata | Riga di un'attività → Stampa |
| Proposta d'acquisto | Riga di un'attività → Stampa |
| Proposta di locazione | Riga di un'attività → Stampa |
| Dichiarazione provvigione venditore | Riga di un'attività → Stampa |
| Dichiarazione provvigione acquirente | Riga di un'attività → Stampa |
Se per la tua agenzia o sede l'affiliazione è «Non associato» questi moduli non compaiono.
Firma elettronica dei moduli
Dal modulo stampato premi Salva e invia per la firma. Il documento finisce in Contratti e moduli da firmare dell'immobile, dell'attività o del contatto, e ogni firmatario riceve per email il proprio link. Negli incarichi e nelle proposte firmi prima tu, nel riquadro del dialog; poi i link partono un passo alla volta: proponente, venditore, presa visione dell'accettazione.
Ogni modulo usa un livello di firma:
| Moduli | Firma | Come firma il cliente |
|---|---|---|
| Incarichi, provvigioni, foglio visita, moduli del contatto | Semplice | Codice via email e firma tracciata sul telefono o sul computer |
| Proposte d'acquisto (anche condizionata) e proposta di locazione | Avanzata (FEA) | Documento d'identità e codice via SMS, nel servizio di firma di Openapi |
Firma avanzata delle proposte
Per inviare una proposta con la firma avanzata ogni firmatario deve essere un contatto con:
- nome e cognome scritti come sul documento d'identità: il servizio li confronta;
- un cellulare suo: lì arriva il codice. Puoi correggerlo nel dialog di invio.
Il cliente apre il link, legge la proposta e accetta le condizioni del servizio di firma elettronica avanzata. Poi prosegue nella pagina di firma, dove fotografa il documento d'identità, riceve il codice via SMS e firma. Quando tutti i firmatari di un passo hanno firmato, il link del passo successivo parte da sé.
Nel registro, accanto a ogni firmatario in attesa vedi lo stato del servizio di firma: «link non ancora aperto», «codice SMS inviato», «firma non riuscita». Se lo stato non si aggiorna, usa Aggiorna stato dal menu ⋮. Se una firma non riesce, Reinvia i link prepara una nuova richiesta per quel passo.
A firma completata il documento firmato contiene le firme digitali del servizio e non va modificato. Dal menu ⋮ apri anche:
- Apri riepilogo della firma: chi ha firmato, quando, con quale cellulare, e quando ha accettato le condizioni;
- Audit trail del passo N: il registro del servizio di firma (identificazione, invio e verifica del codice, indirizzo IP).
Firmatari e agente ricevono via email il documento firmato e il riepilogo.
Conferma della proposta
La proposta firmata con firma avanzata blocca la trattativa. Il preliminare, però, richiede la firma su carta o la firma qualificata. Finché la conferma non c'è, nel registro la proposta firmata mostra un avviso, e l'email di fine firma all'agente lo ricorda.
- Fai firmare la conferma della proposta su carta, oppure con firma qualificata.
- Nel registro premi Carica conferma firmata e scegli il PDF (la scansione o il file firmato digitalmente, massimo 20 MB).
Il registro mostra «Conferma firmata caricata il…». Dal menu ⋮ puoi aprirla con Apri conferma firmata o sostituirla.
Condizioni del servizio di firma elettronica avanzata
È il testo che il cliente accetta prima di firmare.
Il servizio. L'agenzia che le ha inviato il documento le offre di sottoscriverlo con una firma elettronica avanzata (FEA) ai sensi dell'art. 26 del Regolamento UE 910/2014 (eIDAS), dell'art. 20, comma 1-bis del Codice dell'Amministrazione Digitale e del DPCM 22 febbraio 2013. La firma è apposta tramite il servizio di Openapi S.p.A., che gestisce l'identificazione, l'invio del codice monouso e l'apposizione della firma sul documento in formato PDF (PAdES).
Come funziona. Prima di firmare, la sua identità viene verificata con un documento di riconoscimento valido. Nome e cognome devono coincidere con quelli del documento. Il codice monouso (OTP) per confermare la firma le arriva via SMS al numero di cellulare comunicato all'agenzia, che è sotto il suo esclusivo controllo. Non comunichi il codice a nessuno. La firma è collegata in modo univoco a lei e al documento: qualsiasi modifica successiva del documento è rilevabile. Ogni passaggio (identificazione, invio e verifica del codice, indirizzo IP, data e ora) è registrato in un registro degli eventi (audit trail) conservato insieme al documento.
Validità. Il documento firmato con firma elettronica avanzata soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'art. 2702 del Codice civile. La firma elettronica avanzata vale solo nei rapporti tra lei e l'agenzia o le parti del documento per cui è stata proposta.
Copia e conservazione. A firma completata riceverà via email una copia del documento firmato e di queste condizioni. Il documento, il registro degli eventi e la presente accettazione sono conservati per almeno 20 anni. Può chiedere in qualsiasi momento una copia della presente dichiarazione di accettazione all'agenzia.
Facoltatività. L'uso della firma elettronica avanzata è facoltativo: se non intende accettare queste condizioni può chiedere all'agenzia di sottoscrivere il documento in forma cartacea.
Permessi
Stampare e condividere richiede il permesso Immobili → Visualizza; per i moduli sulle attività serve poter vedere le Attività. Il permesso Documenti riguarda i file caricati.